Seguro para pequeños negocios en Alabama: lo que exige la ley y qué comprar primero

El seguro para pequeños negocios en Alabama empieza con dos preguntas legales: la compensación para trabajadores (workers' compensation) y la responsabilidad civil de los vehículos. Un negocio que emplea regularmente a cinco personas o más, contando a los trabajadores de tiempo completo y de tiempo parcial y a los directivos de la corporación, debe tener compensación para trabajadores, según el Alabama Department of Workforce (Departamento de Trabajo de Alabama) (opens in a new tab). Los empleadores de trabajadores domésticos, trabajadores agrícolas y empleados ocasionales quedan fuera de esa regla, pero pueden elegir la cobertura. Todo vehículo que se maneje o se registre en Alabama necesita responsabilidad civil de por lo menos $25,000 por persona y $50,000 por accidente por lesiones corporales, y $25,000 por daños a la propiedad, según el Alabama Department of Revenue (Departamento de Ingresos de Alabama, ALDOR) (opens in a new tab). La responsabilidad civil general, una póliza para dueños de negocio (business owner's policy, BOP), la responsabilidad civil profesional, los certificados y el estatus de asegurado adicional normalmente surgen de sus operaciones, de su arrendamiento o de sus contratos.

¿Necesita compensación para trabajadores en Alabama?

El detonante es tener cinco empleados en un solo negocio. Según el Code of Alabama § 25-5-50 (opens in a new tab), la ley de compensación para trabajadores no aplica a un empleador que regularmente emplea a menos de cinco empleados en un mismo negocio. Con cinco o más, la cobertura es obligatoria.

Los trabajadores de tiempo parcial cuentan. Según las preguntas frecuentes sobre compensación para trabajadores (opens in a new tab) del Departamento, el término empleado incluye a todos los empleados de tiempo completo y parcial, a los directivos de una corporación y a los miembros de una LLC (sociedad de responsabilidad limitada). Así que un taller con tres empleados de tiempo completo y dos trabajadores de fin de semana de tiempo parcial ya llegó a cinco.

Un directivo o un miembro de una LLC puede excluirse de la cobertura para sí mismo presentando una certificación escrita ante la aseguradora de compensación para trabajadores del negocio, según el § 25-5-50 (opens in a new tab). Esa elección no quita a la persona del conteo. La ley dice que el directivo o miembro sigue contando como empleado al decidir si el negocio llegó al umbral, y el negocio debe seguir cubriendo a todos los demás.

Algunos trabajadores quedan fuera del requisito. La ley y el Departamento de Trabajo (opens in a new tab) enumeran a los empleadores de empleados domésticos, de trabajadores agrícolas y de empleados ocasionales cuyo trabajo está fuera del curso habitual del negocio, además de municipios de menos de 2,000 habitantes. Esos empleadores no están obligados a tener cobertura, pero pueden acogerse a la ley presentando un aviso escrito ante el Departamento.

La excepción de la construcción

El piso de cinco empleados no aplica a un negocio que construye, o que ayuda en el sitio a construir, casas unifamiliares nuevas separadas, según el § 25-5-50 (opens in a new tab). Un constructor residencial con dos o tres trabajadores todavía puede necesitar cobertura. Si su trabajo toca la construcción de casas nuevas, confirme su estatus con el Departamento de Trabajo (opens in a new tab) o con un agente con licencia de Alabama antes de empezar el trabajo.

¿Cómo se tratan los subcontratistas?

Los subcontratos son donde caen muchas preguntas de cobertura. Un contratista general puede cobrar a un subcontratista el costo del seguro de compensación para trabajadores, pero un empleador no puede cobrarle ese costo a un empleado, según las preguntas frecuentes sobre compensación para trabajadores (opens in a new tab) del Departamento.

Si un contratista general tiene exposición por los trabajadores de un subcontratista depende de la relación de trabajo, del proyecto y del contrato. Un formulario 1099 o un certificado en el expediente no resuelven esa pregunta por sí solos. Antes de empezar el trabajo, pida a ambos negocios que confirmen su estatus, su cobertura y lo que exige el contrato, con el Departamento de Trabajo (opens in a new tab) o con un profesional de seguros con licencia de Alabama. Mantenga un certificado vigente de cobertura de compensación para trabajadores de cada subcontratista durante todo el proyecto.

¿Qué pasa si un empleador no asegura la cobertura?

Las sanciones están fijadas en el Code of Alabama § 25-5-8(e) (opens in a new tab). Un empleador obligado a tener compensación para trabajadores que no la asegura comete un delito menor (misdemeanor) y enfrenta una multa de $100 a $1,000 si es condenado. El empleador también responde por dos veces la compensación que de otro modo se habría pagado por la lesión o muerte de un empleado. Un tribunal puede emitir una orden de cese (injunction) e imponer una sanción civil de hasta $100 por día de incumplimiento, y conseguir la cobertura después no es una defensa.

Los empleadores pueden cumplir el requisito de más de una forma. El § 25-5-8 (opens in a new tab) permite la cobertura por medio de una aseguradora autorizada o mediante aprobación como autoasegurado, y el Departamento de Trabajo (opens in a new tab) también describe los fondos de autoseguro colectivo. Para comprobarlo, pida a su aseguradora o agente un certificado de cobertura vigente. Si la cobertura se disputa, comuníquese directamente con la División de Compensación para Trabajadores (Workers' Compensation Division) del Departamento.

¿Qué seguro de auto necesita un vehículo del negocio?

Nadie puede manejar, registrar ni mantener registrado un vehículo diseñado para carreteras públicas a menos que esté cubierto por una póliza de responsabilidad civil, una póliza comercial de responsabilidad civil de auto, una fianza de responsabilidad o un depósito en efectivo, según el Departamento de Ingresos de Alabama (opens in a new tab). La póliza debe ser de Alabama, emitida por una aseguradora autorizada para vender responsabilidad civil de vehículos motorizados en el estado. Los mínimos provienen del Code of Alabama § 32-7-6 (opens in a new tab):

• $25,000 por lesiones corporales o muerte de una persona en un accidente.
• $50,000 por lesiones corporales o muerte de dos o más personas en un accidente.
• $25,000 por daños a la propiedad en un accidente.

El Departamento de Ingresos verifica la cobertura por medio del Online Insurance Verification System (OIVS) cuando se registra o renueva un vehículo, según sus preguntas frecuentes sobre registro (opens in a new tab). Si se encuentra que un vehículo no tiene seguro, su registro se suspende. El restablecimiento requiere prueba de seguro vigente y una cuota de $200 por una primera infracción o de $400 por las posteriores, según el Departamento de Ingresos (opens in a new tab).

El mínimo legal es solo el piso. Una póliza de auto personal puede no responder por un vehículo a nombre del negocio, por entregas regulares, por transporte de carga a cambio de pago o por empleados que manejan por trabajo. Las pólizas de auto comercial suelen tener límites de responsabilidad civil más altos, por ejemplo $1 millón, y pueden incluir cobertura para vehículos alquilados y otros vehículos no propios, incluidos los autos de empleados que se manejan por asuntos de la empresa, según la NAIC (Asociación Nacional de Comisionados de Seguros) (opens in a new tab). Informe a su agente sobre cada uso comercial de cada vehículo, incluidos los autos personales de los empleados, y pregunte cómo se cubre cada uno.

¿Qué suelen pedir los arrendadores y los clientes?

Un arrendador, un cliente, un prestamista o un contratista general puede exigir responsabilidad civil general, límites específicos, un certificado de seguro, lenguaje de renuncia o el estatus de asegurado adicional. Esos son términos del contrato. No son requisitos legales de Alabama, salvo que una ley o una regla de licencia lo diga, y el límite exacto sale del arrendamiento, de los documentos de licitación o del contrato que tenga enfrente.

Lea la sección de seguros del arrendamiento o del contrato antes de comprar. Normalmente indica los tipos de cobertura, los límites mínimos, quién debe figurar como asegurado adicional, los requisitos de aviso y cuándo se debe entregar la prueba. Si su oficio tiene licencia, revise las reglas propias de la junta de licencias sobre cualquier requisito de seguro o de fianza.

Qué hace un certificado de seguro

Un certificado de seguro, o COI (certificate of insurance), resume información seleccionada de la póliza: el asegurado nombrado, los tipos de póliza, los números de póliza, las fechas de vigencia y de vencimiento, y los límites. Su agente, corredor o aseguradora lo emite. Cuando lo pida, dé el nombre y la dirección del titular del certificado, el requisito del contrato y cualquier redacción obligatoria.

Un COI no es la póliza. No agrega cobertura, no cambia exclusiones ni extiende fechas. El estatus de asegurado adicional (additional insured) viene de un endoso u otro lenguaje de la póliza, no de un nombre escrito en el certificado. Cuando un contrato exige el estatus de asegurado adicional, pida a su agente que agregue el endoso y que envíe una copia junto con el certificado.

¿Qué es una póliza para dueños de negocio?

Una póliza para dueños de negocio (BOP) es un paquete que normalmente incluye seguro de propiedad, de interrupción del negocio y de responsabilidad civil, según la NAIC (opens in a new tab). La interrupción del negocio, también llamada cobertura de ingresos del negocio (business income coverage), ayuda a pagar los gastos fijos y a reemplazar los ingresos perdidos mientras un negocio está cerrado por reparaciones después de un evento cubierto, como un incendio, según el resumen de la NAIC sobre interrupción del negocio y la póliza para dueños de negocio (opens in a new tab).

Un BOP normalmente no incluye auto comercial, compensación para trabajadores, seguro de salud o de incapacidad, ni responsabilidad civil por prácticas profesionales equivocadas, según la NAIC (opens in a new tab). No todos los negocios califican. Una fábrica o una joyería normalmente necesita una cobertura más personalizada por sus riesgos. El resumen de la NAIC sobre interrupción del negocio describe los planes BOP como disponibles para empresas con 100 empleados o menos e ingresos de hasta $5 millones, y la suscripción de cada aseguradora decide la elegibilidad.

¿Necesita responsabilidad civil general, profesional o ambas?

La responsabilidad civil general, también llamada responsabilidad civil comercial general (commercial general liability), cubre cuatro categorías de eventos: lesiones corporales, daños a la propiedad de otros, lesiones personales que incluyen difamación verbal y escrita, y publicidad falsa o engañosa, según la NAIC (opens in a new tab). Paga los gastos médicos de la persona lesionada y excluye a sus propios empleados, que caen bajo la compensación para trabajadores. Un cliente que resbala en un salón o que se lesiona con un producto que vende una tienda es el tipo de reclamo que cubre.

La responsabilidad civil profesional, también llamada errores y omisiones (errors and omissions), cubre prácticas equivocadas de proveedores de servicios profesionales, como no dar un consejo adecuado, errores en la entrega de servicios profesionales y no cumplir con estándares profesionales, según la NAIC (opens in a new tab). Un consultor, diseñador, contador o proveedor de tecnología puede enfrentar ambos tipos de reclamo: un visitante lesionado en la oficina y un cliente que dice que el consejo le costó dinero.

¿Cuánto cuesta el seguro para pequeños negocios en Alabama?

Las primas dependen del negocio. Las primas de responsabilidad civil dependen del tipo de producto o servicio y del nivel de riesgo percibido, según la NAIC (opens in a new tab). Las primas de compensación para trabajadores se basan en el código de clasificación de la industria del empleador y en la nómina, según el Insurance Information Institute (Instituto de Información de Seguros) (opens in a new tab).

Para una cifra que pueda usar, pida a un agente con licencia de Alabama una propuesta escrita para su negocio. Compare las clasificaciones, los supuestos de nómina, el uso de vehículos, los deducibles, los límites y las exclusiones entre propuestas, no solo la prima.

¿Cómo se fijan las tarifas de compensación para trabajadores?

Las aseguradoras que venden compensación para trabajadores en Alabama deben presentar ante el Alabama Department of Insurance (Departamento de Seguros de Alabama, ALDOI) sus clasificaciones de riesgo, primas, tarifas básicas y cualquier tabla de calificación por mérito, y ninguna entra en vigor hasta que el comisionado (Commissioner) la apruebe como razonable, adecuada y no excesiva, según el § 25-5-8(f) (opens in a new tab).

Un empleador con una prima superior a cierto monto suele ser elegible para la tarificación por experiencia (experience rating), que sube o baja la prima según el historial de reclamos de la empresa comparado con el de otras de su industria, según el Insurance Information Institute (opens in a new tab). Los negocios que no consiguen cobertura en el mercado privado pueden ser asignados a un plan de riesgo asignado (assigned risk plan), que normalmente cuesta más. Si le rechazan la cobertura voluntaria, pregunte a su agente o al Departamento de Seguros de Alabama (opens in a new tab) cómo solicitar cobertura en Alabama.

¿Cómo verifica a un agente o presenta una queja?

El Departamento de Seguros de Alabama ofrece «Check License Status / Licensee Search» (consulta del estado de la licencia y búsqueda de licenciatarios) y «Insurance Agent Search» (búsqueda de agentes de seguros) en sus servicios en línea (opens in a new tab). Use el registro de la licencia para confirmar que la persona o la agencia tiene licencia, y luego pregunte directamente qué coberturas comerciales vende.

Para presentar una queja, primero contacte a la compañía de seguros o al productor. Si la respuesta no es satisfactoria, envíe el formulario de queja de consumidor en línea del ALDOI (opens in a new tab) con sus datos de contacto, el nombre de la compañía o del productor, el número de póliza, cualquier número de reclamo y una descripción detallada. Si el Departamento determina que la compañía o el productor no cumplió sus obligaciones legales bajo la póliza, exigirá una acción correctiva. No puede dar asesoría legal, representarle ni intervenir en una demanda pendiente. Los Servicios al Consumidor se pueden contactar al 334-241-4141 o al 1-800-433-3966, según la página de contacto del ALDOI (opens in a new tab), y allí puede preguntar si hay ayuda en español.

Preguntas para hacer a su agente

• ¿Mi número de empleados, con tiempo parcial, directivos y miembros de una LLC, llega a cinco en un solo negocio?
• ¿Mi trabajo de construcción entra en la excepción de casas unifamiliares nuevas?
• ¿Alguno de mis trabajadores es empleado doméstico, agrícola u ocasional fuera del requisito?
• ¿Cómo debo recopilar y dar seguimiento a los certificados de mis subcontratistas?
• ¿Qué vehículos son propios, arrendados, alquilados o se usan para el negocio, y cómo se cubre cada uno?
• ¿Algún empleado maneja su propio auto por trabajo, y está incluida la cobertura de auto contratado y no propio?
• ¿Qué incluye y qué excluye la BOP, y mi negocio califica?
• ¿Tengo exposición por servicios profesionales que la responsabilidad civil general no cubre?
• ¿Qué valores de propiedad, inventario, equipo e ingresos usa la cotización?
• ¿Qué exigen mi arrendamiento o el contrato con mi cliente, incluidos los endosos de asegurado adicional y los términos de aviso?
• ¿Qué códigos de clasificación y cifras de nómina usa la cotización de compensación para trabajadores?
• ¿Cómo podría cambiar el costo una modificación por experiencia o una auditoría de primas (premium audit)?
• ¿Qué deducibles, exclusiones y términos de cancelación se aplican?
• ¿Cómo obtengo un certificado emitido o actualizado, y qué tan rápido?

Documentos para reunir antes de llamar

Tenga a mano un conteo de empleados de tiempo completo y parcial, con los directivos, los miembros de una LLC, los trabajadores de temporada, los familiares, los domésticos, los agrícolas y los ocasionales anotados. Agregue la nómina por tipo de puesto, una lista de cada vehículo propio, arrendado, alquilado o manejado por empleados y cómo se usa, su arrendamiento, sus contratos con clientes y los documentos de licitación, las reglas de la junta de licencias para su oficio y los certificados vigentes de los subcontratistas. Guarde juntos los registros de nómina, de vehículos, de subcontratistas y de reclamos para la renovación y la auditoría.

Preguntas frecuentes

¿Alabama exige compensación para trabajadores para un solo empleado?

No para la mayoría de los negocios. El requisito empieza con cinco empleados en un solo negocio, según el § 25-5-50 (opens in a new tab). Un negocio que construye casas unifamiliares nuevas es la excepción y puede necesitar cobertura con menos de cinco.

¿Puede un directivo o un miembro de una LLC excluirse de la compensación para trabajadores?

Sí, presentando una certificación escrita de la elección ante la aseguradora de compensación para trabajadores del negocio, según el § 25-5-50 (opens in a new tab). La exclusión entra en vigor el primer día del mes siguiente a su presentación. El directivo o miembro sigue contando para el umbral de cinco empleados.

¿Una BOP incluye compensación para trabajadores o auto comercial?

Normalmente no. Una BOP suele agrupar seguro de propiedad, de interrupción del negocio y de responsabilidad civil, según la NAIC (opens in a new tab). La compensación para trabajadores y el auto comercial se compran como pólizas separadas.

¿Un certificado de seguro convierte a alguien en asegurado adicional?

No. Un certificado resume la póliza. El estatus de asegurado adicional tiene que venir de un endoso u otro lenguaje de la propia póliza, así que pida al agente el endoso cuando un contrato lo exija.

¿Cuál es el mínimo de responsabilidad civil de auto de Alabama para un vehículo del negocio?

El mismo que cualquier vehículo: $25,000 por persona y $50,000 por accidente por lesiones corporales o muerte, y $25,000 por daños a la propiedad, según el Departamento de Ingresos de Alabama (opens in a new tab). Una póliza comercial puede tener límites más altos.

Siguientes pasos

Empiece con las dos preguntas legales: su número de empleados y sus vehículos. Luego reúna el arrendamiento y los contratos con clientes, y lleve esos documentos, junto con los de la lista anterior, a un agente con licencia de Alabama que venda cobertura comercial. Para comparar agencias, el directorio de Riskado enumera las agencias de seguros de Alabama por ciudad y por categoría.