Seguro para pequeños negocios en Florida: lo que exige la ley y qué comprar primero

Florida no exige un solo paquete de seguro para todos los pequeños negocios. La compensación laboral es obligatoria para la mayoría de los empleadores que no son de construcción y tienen cuatro o más empleados, de tiempo completo o parcial, y para los empleadores de construcción con uno o más empleados, según la División de Compensación Laboral de Florida (Florida Division of Workers' Compensation) (opens in a new tab). Los vehículos usados para el negocio necesitan cobertura comercial de auto, y una póliza personal de auto puede no cubrir el manejo para el negocio, según la guía para pequeños negocios del Florida Department of Financial Services (Departamento de Servicios Financieros de Florida, DFS) (opens in a new tab). La responsabilidad civil general, la responsabilidad profesional, la cobertura de propiedad y una póliza para dueños de negocios normalmente se vuelven obligatorias por un contrato de arrendamiento, un contrato con un cliente, un prestamista o una autoridad de licencias, y no por la ley estatal.

¿Cuándo exige Florida la compensación laboral?

La regla de Florida depende de su industria y de la cantidad de empleados. El Fla. Stat. § 440.02 (opens in a new tab) cubre el empleo privado con cuatro o más empleados, o con uno o más empleados en la industria de la construcción. La División de Compensación Laboral establece los umbrales de esta manera:

• No de construcción: cuatro o más empleados, de tiempo completo o parcial, según la página de cobertura para empleadores (opens in a new tab) de la División.
• Construcción: uno o más empleados, para los oficios enumerados en la Regla 69L-6.021, F.A.C. (Código Administrativo de Florida).
• Agricultura: seis empleados regulares, o 12 trabajadores de temporada que trabajen más de 30 días en una temporada o más de 45 días en un año calendario.

Los dueños cuentan de maneras específicas. En un negocio que no es de construcción, los propietarios únicos y los socios no son empleados a menos que elijan la cobertura presentando el Formulario DWC-251, mientras que los funcionarios de una corporación y los miembros de una LLC cuentan para el umbral de cuatro empleados, según la División (opens in a new tab). En construcción, un dueño que es funcionario de una corporación o miembro de una LLC cuenta como empleado y debe estar cubierto.

Un funcionario o miembro de una LLC que sea elegible puede optar por salirse mediante una exención. La exención pertenece a la persona, no al negocio, y se presenta ante la División como un Aviso de elección de exención (Notice of Election to Be Exempt), según el Fla. Stat. § 440.05 (opens in a new tab). Un funcionario exento no se trata como empleado y no puede cobrar beneficios de compensación laboral, como explica la página de exenciones (opens in a new tab) de la División. Los trabajadores de temporada y los familiares se juzgan según las definiciones legales y los hechos del trabajo, así que pida a la División o a su agente que clasifique a un trabajador específico antes de confiar en una etiqueta. Nuestro artículo sobre si necesita compensación laboral para un solo empleado cubre la pregunta a nivel nacional.

¿Qué cambia para las empresas de construcción y los subcontratistas?

La construcción es donde las reglas son más estrictas. Los empleados de un contratista y de un subcontratista que trabajan en el mismo contrato se tratan como empleados de un mismo negocio, y el contratista es responsable de la compensación laboral de los empleados del subcontratista, salvo que el subcontratista haya asegurado su propia cobertura, según el Fla. Stat. § 440.10 (opens in a new tab). La misma sección exige que todo contratista o subcontratista que haga construcción en Florida asegure y mantenga cobertura para sus empleados de las formas que prevé el Fla. Stat. § 440.38 (opens in a new tab).

En la práctica, un contratista general debe reunir comprobante de la cobertura de cada subcontratista, o de una exención válida, antes de que empiece el trabajo. Las herramientas de la División, como la Proof of Coverage Database (base de datos de comprobantes de cobertura), Construction Policy Tracking (seguimiento de pólizas de construcción) y Exemption Search (búsqueda de exenciones), le permiten revisar lo que se ha reportado, desde la página de requisitos de cobertura (opens in a new tab).

Llamar contratista independiente a un trabajador no resuelve la cuestión. Si un empleador no asegura la compensación, el Departamento impone una multa de hasta $5,000 por cada trabajador que el empleador clasificó como contratista independiente y que no cumple los criterios del § 440.02, según el Fla. Stat. § 440.10 (opens in a new tab).

¿Qué pasa si un empleador no tiene la cobertura obligatoria?

La División puede emitir una orden de suspensión de trabajo que detenga las operaciones del negocio hasta que el empleador cumpla y pague la multa, según su página de cumplimiento (opens in a new tab). Según el Fla. Stat. § 440.107 (opens in a new tab), la multa equivale a 2 veces la prima que el empleador habría pagado con las tarifas manuales aprobadas por los períodos sin cobertura dentro de los 12 meses anteriores, o $1,000, lo que sea mayor. El período de revisión se amplía a 24 meses para un empleador que haya subdeclarado o encubierto la nómina de forma importante, o que haya recibido antes una orden de suspensión o una multa. Operar en violación de una orden de suspensión de trabajo agrega $1,000 por día.

La nómina subdeclarada y las funciones de empleados mal descritas también pueden llevar a una orden de suspensión de trabajo. Lleve registros de nómina exactos por clasificación de trabajo, y avise a su agente cuando cambien su personal o sus operaciones.

¿Qué reglas de seguro comercial de auto aplican?

La cobertura comercial de auto aplica a los vehículos que se operan para el negocio, y la cobertura y los límites exigidos pueden depender del peso bruto del vehículo y de su uso, según la guía para pequeños negocios del DFS (opens in a new tab). Si usa su auto personal para el negocio, puede que no esté cubierto, porque las aseguradoras tratan el uso comercial de forma distinta. Revise ese uso con el agente que maneja su póliza personal.

Los vehículos comerciales más pesados necesitan responsabilidad civil adicional. Según el Fla. Stat. § 627.7415 (opens in a new tab), los vehículos comerciales de motor en las vías de Florida deben tener responsabilidad civil combinada por lesiones corporales y daños a la propiedad de al menos:

• $50,000 por evento para un peso bruto de 26,000 libras o más pero menos de 35,000 libras.
• $100,000 por evento para 35,000 libras o más pero menos de 44,000 libras.
• $300,000 por evento para 44,000 libras o más.

Los vehículos sujetos a las reglas federales de responsabilidad financiera del Departamento de Transporte (U.S. Department of Transportation) deben cumplir esos niveles federales en su lugar. Estos montos se suman a cualquier otro seguro que el vehículo deba tener. El Florida Department of Highway Safety and Motor Vehicles (Departamento de Seguridad Vial y Vehículos Motorizados de Florida, FLHSMV) publica las reglas de presentación para vehículos de negocio en sus requisitos para vehículos comerciales de motor (opens in a new tab). Nuestros artículos sobre los requisitos de seguro de auto en Florida y sobre si necesita seguro comercial para auto tratan el lado de los vehículos con más detalle.

¿Qué cubre una póliza para dueños de negocios?

Una póliza para dueños de negocios (business owners policy, BOP) agrupa la mayor parte de la cobertura comercial de propiedad y de responsabilidad civil que necesita un negocio pequeño, para negocios como tiendas, oficinas, restaurantes y artesanos, según el DFS (opens in a new tab). La National Association of Insurance Commissioners (Asociación Nacional de Comisionados de Seguros, NAIC) describe una BOP como una póliza que normalmente incluye seguro de propiedad, de interrupción del negocio y de responsabilidad civil, en su guía para pequeños negocios (opens in a new tab).

Una BOP no incluye el seguro comercial de auto ni la compensación laboral, y normalmente deja fuera la responsabilidad profesional, el seguro de salud y el de incapacidad. La elegibilidad depende de las reglas de la aseguradora para su tipo y tamaño de negocio. Pida al agente que enumere qué incluye la BOP y qué riesgos necesitan una póliza aparte.

En qué se diferencia la responsabilidad civil general de la profesional

La responsabilidad civil general responde a reclamos de que su negocio causó lesiones corporales o daños a la propiedad de otra persona, como un cliente que tropieza en su tienda o un contratista que daña el piso de un cliente. La responsabilidad profesional, a menudo llamada errores y omisiones, responde a reclamos de que su consejo o su servicio profesional causó una pérdida financiera, como explica la NAIC (opens in a new tab).

Un negocio con instalaciones, productos o lugares de trabajo enfrenta exposición de responsabilidad civil general. Un negocio que da consejos, diseña, lleva cuentas, consulta o presta servicios técnicos o de salud puede enfrentar exposición de responsabilidad profesional. Muchos negocios enfrentan las dos. Nuestro artículo sobre la responsabilidad civil general frente a la responsabilidad profesional compara ambas.

Lo que pueden exigir arrendadores, clientes, prestamistas y juntas de licencias

La compensación laboral y el seguro comercial de auto pueden ser las únicas coberturas que la ley de Florida exige a muchos pequeños negocios, pero su ciudad o su condado pueden agregar requisitos, según la guía para pequeños negocios del DFS (opens in a new tab). Llame a la oficina de licencias comerciales de su ciudad o condado para preguntar. Una licencia del Department of Business and Professional Regulation (Departamento de Regulación de Negocios y Profesiones) o del Department of Agriculture (Departamento de Agricultura) puede tener su propio requisito de seguro, así que consúltelo con esa junta.

Los contratos agregan más requisitos. Un arrendamiento o un contrato con un cliente puede fijar un límite de responsabilidad civil general, exigir que nombre a la otra parte como asegurado adicional o pedir un certificado antes de comenzar el trabajo. Un prestamista puede exigir cobertura de propiedad y pedir figurar como beneficiario de pagos sobre la garantía. El requisito viene del propio documento, así que dé a su agente una copia.

Qué hace y qué no hace un certificado de seguro

Un certificado de seguro es un comprobante de cobertura que muestra qué aseguradora cubre el riesgo, y no puede cambiar la póliza, según el DFS (opens in a new tab). Emitir un certificado que difiera de los términos de la póliza es ilegal, y un certificado alterado que tergiverse la póliza viola la ley de Florida. Las agencias no pueden cobrar una cuota por emitir certificados.

Si un contrato exige el estatus de asegurado adicional, pregunte a su agente si la póliza tiene el endoso que lo otorga. Un certificado por sí solo no convierte a alguien en asegurado adicional. Nuestro artículo sobre el certificado de seguro para un pequeño negocio explica cómo pedirlo.

Cómo se fijan las primas de compensación laboral

Las tarifas de compensación laboral de Florida se construyen a partir de códigos de clasificación de trabajo y de tarifas manuales presentadas a través del National Council on Compensation Insurance (Consejo Nacional de Seguros de Compensación, NCCI). Florida tiene más de 500 clasificaciones de empleadores, y la prima de tarifa manual de un empleador se multiplica por su modificación por experiencia, que compara su historial de pérdidas con el de empleadores parecidos, según una revisión actuarial publicada por la Florida Office of Insurance Regulation (Oficina de Regulación de Seguros de Florida, OIR) (opens in a new tab). Una modificación por encima de 1.000 sube la prima, y una por debajo de 1.000 la baja.

Los empleadores que no encuentran cobertura en el mercado voluntario pueden ser colocados en el mercado residual, que tiene sus propias tarifas y recargos. Pregunte a su agente de qué mercado viene una cotización. Para preguntas de clasificación, las preguntas frecuentes (opens in a new tab) de la División explican cómo comunicarse con el NCCI.

Las primas de cada cobertura dependen del tipo de negocio, la ubicación, la nómina, la cantidad de empleados, los límites, el historial de reclamos y las operaciones. Pida cotizaciones que detallen cada cobertura, límite y deducible para poder compararlas línea por línea.

Cómo verificar a un agente y presentar una queja

Verifique a un agente o una agencia con la búsqueda de licencias de seguros de Florida (opens in a new tab) antes de firmar o pagar, como aconseja el DFS (opens in a new tab). Para una disputa por un reclamo, una prima, una cancelación o una venta tergiversada, comuníquese primero con la aseguradora o el agente y guarde copias de cada documento. Luego presente una solicitud por medio de la División de Servicios al Consumidor del DFS (Division of Consumer Services) (opens in a new tab). El DFS puede investigar el asunto, pero no actúa como su abogado ni como su ajustador.

Preguntas para hacer a su agente

• ¿Qué umbral de compensación laboral aplica a mi industria, y cuentan mis trabajadores de tiempo parcial, de temporada, familiares o funcionarios?
• ¿Algún funcionario o miembro de LLC es elegible para una exención, y qué beneficios renunciaría esa persona?
• ¿Cómo reviso la cobertura de un subcontratista antes de que empiece el trabajo?
• ¿Qué registros de nómina y de clasificación va a auditar la aseguradora?
• ¿Algún vehículo supera los umbrales de peso de los vehículos comerciales de motor de Florida?
• ¿El uso comercial de mi vehículo personal necesita un endoso o una póliza comercial?
• ¿Mi arrendamiento o el contrato con mi cliente exige un límite específico o un endoso de asegurado adicional?
• ¿Qué incluye esta BOP, y qué necesita una póliza aparte?
• ¿Necesito responsabilidad civil general, responsabilidad profesional o ambas?
• ¿Cómo afecta mi modificación por experiencia el precio de mi compensación laboral?
• ¿Esta cotización viene del mercado voluntario o del mercado residual?
• ¿Qué mostrará mi certificado de seguro?
• ¿El agente y la aseguradora tienen licencia y están autorizados en Florida?

Cuando esté listo para hablar con alguien, el directorio de Riskado enumera agencias de seguros en todo Estados Unidos, incluida Florida, por ciudad y por categoría.

Preguntas frecuentes

¿Un propietario único sin empleados necesita compensación laboral en Florida?

En un negocio que no es de construcción, un propietario único no se cuenta como empleado a menos que elija la cobertura presentando el Formulario DWC-251, según la División de Compensación Laboral (opens in a new tab). Las reglas de construcción son distintas, así que un dueño de un negocio de construcción debe confirmar su situación con la División.

¿Hay una multa diaria por ignorar una orden de suspensión de trabajo?

Sí. El Departamento impone $1,000 por cada día que un empleador siga operando en violación de una orden de suspensión de trabajo, según el Fla. Stat. § 440.107 (opens in a new tab). Eso se suma a la multa basada en la prima.

¿Mi agencia puede cobrarme por un certificado de seguro?

No. Las cuotas por emitir certificados no están entre los cargos que Florida permite cobrar a las agencias, según el DFS (opens in a new tab).

¿Las reglas federales se aplican a mi camión?

Pueden aplicarse. Los vehículos sujetos a las reglas federales de responsabilidad financiera del Departamento de Transporte de EE. UU. deben tener los mínimos federales, según el Fla. Stat. § 627.7415 (opens in a new tab). El transporte interestatal de carga es un ejemplo común, como señala la guía para pequeños negocios del DFS.

Una lista corta antes de llamar

Anote su industria, la cantidad de empleados y el papel de cada trabajador, enumere cada vehículo con su peso y su uso, y reúna sus arrendamientos, contratos con clientes y requisitos de prestamistas. Lleve al diálogo la nómina, los ingresos y el historial de reclamos, pida los formularios de póliza y los endosos además de la cotización, y mantenga certificados vigentes de cada subcontratista.