Seguro de incapacidad y licencia familiar pagada en Nueva York: lo que debe tener el empleador y cuánto cuesta

La mayoría de los empleadores de Nueva York con empleados deben tener el seguro de beneficios por incapacidad exigido por ley y la cobertura de Paid Family Leave (licencia familiar pagada). La obligación suele empezar cuando uno o más empleados trabajan al menos 30 días en un año calendario, y la cobertura por lo general se vuelve obligatoria cuatro semanas después del día 30 de trabajo del empleado, según la Workers' Compensation Board (WCB, Junta de Compensación Laboral) (opens in a new tab). La cobertura de la Disability Benefits Law (Ley de Beneficios por Incapacidad), llamada DBL, paga parte del salario de un empleado por una lesión o enfermedad que califica y que no ocurre en el trabajo. El Paid Family Leave, llamado PFL, cubre la licencia para crear vínculo con un hijo, para cuidar a un familiar y por razones militares de la familia. En 2026, el PFL paga el 67% del salario semanal promedio (opens in a new tab) hasta $1,228.53 por semana, y la aportación del empleado es del 0.432% del salario bruto, hasta $411.91 en el año.

Las reglas para los trabajadores domésticos, los de medio tiempo, los dueños de negocio, los empleadores públicos, los trabajadores remotos y las categorías exentas cambian la respuesta para algunos negocios.

¿Su negocio en Nueva York necesita la cobertura de DBL y PFL?

Un empleador privado con uno o más empleados que trabajan al menos 30 días en un año calendario necesita las dos coberturas. Los 30 días no tienen que ser seguidos. La cobertura por lo general vence cuatro semanas después del día 30 de empleo del trabajador, así que el paso práctico es contar los días trabajados desde el primer día en que alguien trabaja para usted y tener una póliza lista antes de esa fecha, según la Workers' Compensation Board (opens in a new tab).

Los empleadores privados que deben dar la DBL también dan el PFL. El PFL por lo general se agrega a la póliza de DBL como un anexo (rider), así que las dos coberturas van juntas.

¿Qué cubre el seguro de incapacidad de Nueva York?

La DBL paga beneficios temporales en efectivo a un empleado que no puede trabajar por una lesión o enfermedad que no viene del trabajo. Estas son las condiciones actuales, según la Workers' Compensation Board (opens in a new tab):

• El beneficio es el 50% del salario semanal promedio del empleado, por lo general calculado con las últimas ocho semanas trabajadas.
• El máximo semanal es de $170. Es el máximo legal que rige desde hace años, no un cambio de 2026.
• Hay un período de espera de siete días, así que los beneficios empiezan el octavo día seguido de incapacidad.
• Los beneficios duran hasta 26 semanas en cualquier período de 52 semanas seguidas.
• La DBL es un beneficio en efectivo. La atención médica corre por cuenta del empleado.

La DBL y el PFL no pueden cobrarse al mismo tiempo, y juntos no pueden pasar de 26 semanas en un período de 52 semanas, según la Workers' Compensation Law § 205 (opens in a new tab).

¿En qué se diferencia la DBL de la compensación laboral?

La compensación laboral es para una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. La DBL es para una lesión o enfermedad que califica y que no viene del empleo, y el PFL es para ciertas razones familiares y militares de la familia, según la Workers' Compensation Board (opens in a new tab). Un negocio con empleados a menudo necesita compensación laboral además de la DBL y el PFL, porque cada una responde a una situación distinta. Ni la DBL ni el PFL reemplazan a la compensación laboral cuando la causa está relacionada con el trabajo, según la Workers' Compensation Law § 206 (opens in a new tab).

¿Cuándo tiene derecho un empleado a la DBL y al PFL?

El derecho del empleado se cuenta con un reloj distinto del que se usa para el empleador. Según la Workers' Compensation Law § 203 (opens in a new tab), el derecho a la DBL empieza después de cuatro semanas seguidas de empleo. Para el PFL, un empleado que trabaja por lo general 20 horas o más por semana necesita 26 semanas seguidas de empleo. Un empleado que trabaja por lo general menos de 20 horas por semana necesita 175 días de empleo, y esos días no tienen que ser seguidos, según el programa Paid Family Leave (opens in a new tab).

¿Cuánto paga el Paid Family Leave en 2026?

El PFL es una licencia pagada con protección del empleo, y protege también la continuidad del seguro médico y contra las represalias. Estas son las cifras de 2026 del programa Paid Family Leave (opens in a new tab) y del anuncio de 2026 de la Workers' Compensation Board (opens in a new tab):

El tope semanal está ligado al salario semanal promedio del estado en 2026, de $1,833.63. Tres razones dan derecho a la licencia: crear vínculo con un hijo recién nacido, adoptado o en acogida; cuidar a un familiar con una condición de salud grave; y ayudar a los seres queridos cuando el cónyuge, la pareja doméstica, un hijo o uno de los padres está desplegado en el extranjero en servicio militar activo.

¿Qué puede descontar el empleador de la nómina?

Las dos coberturas tienen límites distintos de descuento en la nómina, y los dos son topes de lo que paga el empleado, no estimaciones de la prima.

Para la DBL, el empleador puede cobrar a cada empleado el 0.5% del salario pagado, hasta $0.60 por semana, según el formulario DB-102 de la Workers' Compensation Board (opens in a new tab). El empleador puede renunciar a esa aportación. Una aportación mayor del empleado requiere su acuerdo y la aprobación según las reglas del plan.

Para el PFL en 2026, la aportación del empleado es del 0.432% del salario bruto por período de pago, con un tope de $411.91 en el año, según el programa Paid Family Leave (opens in a new tab). Un empleado que gana menos que el salario semanal promedio del estado aporta menos que el máximo anual, según su salario real.

El empleador paga el costo de los beneficios obligatorios que no cubren las aportaciones legales de los empleados, según la Workers' Compensation Law § 210 (opens in a new tab). La prima real de una póliza depende del negocio, de su nómina y de su personal, así que una aseguradora o un agente con licencia en Nueva York es quien puede cotizarla.

¿Quién cuenta como empleado?

La Workers' Compensation Board (opens in a new tab) define a los empleados de forma amplia. Los trabajadores de tiempo completo, de medio tiempo, temporales, de temporada, ocasionales, por día, arrendados, prestados, sin sueldo, voluntarios y familiares pueden contar cuando el empleador controla el trabajo. La mayoría de las personas que trabajan bajo su supervisión, dirección y control son empleados, y la etiqueta de contratista no lo decide. Los contratistas independientes quedan fuera de la ley, pero la clasificación sigue la relación real.

Algunas situaciones tienen sus propias reglas:

• Un negocio de dueño único con empleados debe cubrir a esos empleados. El dueño no queda cubierto automáticamente como empleado y puede elegir cubrirse a sí mismo.
• Las sociedades, las LLC y las LLP sin empleados por lo general no necesitan la cobertura. Sus miembros y socios por lo general no son empleados para este fin, aunque los empleados de la entidad sí deben estar cubiertos, según la guía de la Junta sobre los miembros de LLC y LLP (opens in a new tab).
• Una corporación de una o dos personas puede estar exenta cuando los dueños tienen todas las acciones y todos los cargos y el negocio no tiene otros empleados, trabajadores, accionistas, voluntarios ni subcontratistas.
• Un trabajador doméstico por lo general debe estar cubierto cuando trabaja al menos 20 horas por semana para el mismo empleador del hogar y al menos 30 días en un año calendario. La cobertura por lo general no es obligatoria cuando los únicos trabajadores domésticos trabajan cada uno menos de 20 horas por semana y no viven en la casa.
• Un empleador de otro estado necesita la cobertura para los empleados cuyo trabajo está ubicado en Nueva York. Un residente de Nueva York que solo viaja a un lugar de trabajo en otro estado no activa por eso la cobertura de Nueva York.
• Los estudiantes en práctica en organizaciones con fines de lucro, sin fines de lucro y del gobierno por lo general necesitan cobertura, con ciertas excepciones.
• Ciertos negocios de dueño único, sociedades comunes, fideicomisarios individuales, síndicos individuales y representantes legales pueden elegir la exclusión del cónyuge en el formulario requerido. Las corporaciones, las LLC, las LLP y varios otros tipos de entidad no pueden.

¿Dónde pueden conseguir los empleadores la cobertura de DBL y PFL?

Los empleadores tienen tres caminos, según la Workers' Compensation Board (opens in a new tab):

• Una póliza de una aseguradora con licencia para vender la cobertura legal de incapacidad y PFL de Nueva York.
• El autoseguro (opens in a new tab) aprobado por la Junta.
• Una cobertura voluntaria aprobada por la Junta para las categorías de empleados que la ley no obliga a cubrir.

Un empleador que da beneficios por incapacidad de forma voluntaria por lo general también debe dar el PFL, porque uno no suele estar disponible sin el otro.

La prueba de cobertura se da en un formulario específico. Una aseguradora con licencia o un agente con licencia autorizado emite el formulario DB-120.1. Un empleador autoasegurado usa el formulario DB-155, emitido por el proceso de autoseguro de la Junta. Un corredor no puede emitir el DB-120.1 salvo que también tenga la autorización de la aseguradora que describe la Junta.

¿Cuáles son las sanciones por no tener cobertura?

Esperar a que haya un reclamo para comprar la cobertura sale caro. Estas son las consecuencias que indica la Workers' Compensation Board (opens in a new tab) según el Artículo 9 de la Workers' Compensation Law (opens in a new tab):

• Una sanción administrativa de hasta el 0.5% de la nómina del período sin cobertura, más hasta $500 por cada período de incumplimiento.
• Un cargo por delito menor con una multa de $100 a $500, hasta un año de cárcel, o ambas cosas.
• Una multa de $250 a $1,250 por una segunda infracción dentro de cinco años, y de hasta $2,500 por una tercera infracción o posterior dentro de cinco años.
• La responsabilidad por la cifra mayor entre los reclamos de incapacidad y PFL que pagó el Special Fund (Fondo Especial) durante el incumplimiento y el 1% de la nómina de ese período.
• La responsabilidad personal de los dueños únicos, los socios y el presidente, el secretario y el tesorero de una corporación.

Esas son las sanciones de la DBL y el PFL. Si el empleador además no tiene compensación laboral, se aplican aparte las sanciones de la compensación laboral (opens in a new tab).

Preguntas para la aseguradora o el agente

Estas preguntas tratan de la cobertura, los documentos y el proceso de reclamos:

• ¿La aseguradora tiene licencia para vender la cobertura legal de DBL y PFL de Nueva York?
• ¿La póliza incluye la DBL y el PFL?
• ¿Cuál es la fecha de inicio de la póliza?
• ¿La cobertura se registró con el nombre legal y el FEIN correctos?
• ¿Qué empleados y qué entidades legales aparecen?
• ¿La póliza contempla a los trabajadores directos, arrendados, prestados, temporales, de temporada, de medio tiempo y remotos?
• ¿Cómo se manejan los trabajadores domésticos?
• ¿Qué formularios voy a recibir, incluidos el DB-120, el PFL-120 y el DB-271S?
• ¿Cómo debo publicar los avisos?
• ¿Cuál es el descuento legal al empleado para la DBL y el descuento actual para el PFL?
• ¿Cómo presenta un empleado una solicitud de DBL o PFL, y quién llena la parte del empleador?
• ¿Qué prueba de cobertura hay para un permiso, una licencia o un contrato del gobierno?
• Si la póliza se cancela o se reemplaza, ¿quién presenta la prueba de cobertura actualizada?
• Si estoy pensando en el autoseguro, ¿qué aprobación de la Junta y qué garantías se exigen?

Preguntas frecuentes

¿El PFL viene incluido con el seguro de incapacidad de Nueva York?

Para los empleadores privados que deben dar la DBL, la cobertura de PFL por lo general viene con la póliza de DBL, a menudo como un anexo. Pida a la aseguradora que confirme que el anexo está en la póliza y que le diga la fecha de inicio.

¿Quién paga el Paid Family Leave?

Los empleados financian el PFL con el descuento de la nómina, que se ajusta cada año y tiene un tope de $411.91 en 2026. El empleador de todos modos contrata la cobertura obligatoria y se encarga de los avisos y los formularios.

¿Los miembros de una LLC están cubiertos?

Los miembros y los socios por lo general no se tratan como empleados para obtener el seguro de DBL y PFL. Los empleados de la LLC sí deben estar cubiertos cuando la ley se aplica al negocio.

¿Qué debe guardar el empleador?

Guarde los registros de la aseguradora y de la póliza, la prueba de cobertura y los registros de nómina y de empleados. Lleve el control de los descuentos legales de la nómina, publique los avisos DB-120 y PFL-120, y entregue a los empleados que califiquen el formulario de renuncia al PFL y, cuando se aplique el requisito de aviso de la DBL, el DB-271S.

Para revisar una póliza de DBL y PFL o pedir una cotización, el directorio de Riskado reúne agencias de seguros de todo Estados Unidos, por ciudad y por categoría, incluidas las de Nueva York.